Kontrola kosztów inwestycji a wybór Generalnego Wykonawcy

Ciągła i efektywna kontrola kosztów i zarządzanie związanymi z nimi ryzykami są źródłem sukcesu wielu projektów budowlanych w Polsce i na świecie. W poprzednim artykule pochyliliśmy się nad kosztami inwestycji i związanymi z nimi ryzykami na wstępnej fazie projektu. Kiedy jednak przygotowania zostały zakończone, następuje jeden z najbardziej kluczowych momentów dla całej inwestycji – wybór Generalnego Wykonawcy robót. Od niego bowiem zależy, czy projekt zakończy się sukcesem i czy inwestycja osiągnie oczekiwaną stopę zwrotu. Zasadniczym celem postępowania przetargowego jest wyłonienie Generalnego Wykonawcy inwestycji, który zaproponował najkorzystniejsze warunki jej realizacji. W odróżnieniu od przetargów publicznych gdzie podstawowym (a często jedynym) czynnikiem branym pod uwagę jest cena ofertowa, przetargi prowadzone przez kontrolera kosztów charakteryzują się znacznie szerszym spojrzeniem na problematykę wyłonienia Generalnego Wykonawcy. Dzięki temu pełniej chronią inwestora przed nieplanowanym wzrostem kosztów na etapie realizacji projektu. Idealna procedura przetargowa składa się z wielu etapów, które połączone w całość przynoszą najlepszy efekt w minimalizowaniu ryzyk projektu. Prekwalifikacja Bardzo często przed przystąpieniem do przetargu, inwestorzy decydują się na przeprowadzenie procedury prekwalifkacyjnej. Polega ona na weryfikacji wstępnej listy firm wyrażających chęć udziału w procedurze przetargowej w oparciu o dostarczone przez nie dokumenty. Na tym etapie sprawdzane są: kondycja finansowa(zadłużenie, wypracowane zyski, zobowiązania krótko/długoterminowe, brak zaległości w stosunku do ZUS i Urzędu Skarbowego itp.) stan osobowy, a także doświadczenie w realizacji obiektów podobnych do przedmiotu zamówienia. Otrzymany od potencjalnych wykonawców komplet formularzy i dokumentów jest wnikliwie analizowany przez zespół kontrolera kosztów a następnie opracowywany w formie raportu z rekomendacjami odnośnie poszczególnych firm. Sprawnie przeprowadzona prekwalifikacja pozwala na wyeliminowanie z procedury przetargowej firm o słabej kondycji finansowej lub niewystarczającym doświadczeniu. Ogranicza to znacząco ryzyka związane z realizacją inwestycji takie jak m.in. bankructwo wykonawcy, czy błędy w wykonywanych pracach, a tym samym zmniejsza ryzyko wzrostu kosztów inwestycji. Dokumentacja przetargowa Niemniej ważnym elementem przetargu jest dokumentacja przetargowa, która powinna zostać starannie opracowana i skompletowana, by następnie trafić w ręce oferentów. Właściwe przygotowanie wszystkich dokumentów niweluje ryzyka finansowe i terminowe, jakie mogą się pojawić na etapie realizacji projektu, a także po jego zakończeniu. Dokumentacja przetargowa zasadniczo składa się z czterech głównych części: -Wymagania Zamawiającego (wg terminologii FIDIC) – to niezwykle istotny dokument z punktu widzenia realizacji inwestycji. Opracowywany jest przez Kontrolera Kosztów przy udziale Inwestora i zespołu zarządzającego inwestycją. Precyzują one szczegółowo wymagania dotyczące realizacji przedmiotu przetargu. W szczególności doprecyzowuje wymagania dotyczące: przedmiotu przetargu i zakresu oferty przetargowej, proponowanego harmonogramu realizacji, organizacji procesu realizacji, zakresu odpowiedzialności wykonawcy, sposobu opracowywania oferty przetargowej itp. Niewłaściwe opracowanie wymagań lub ich zbyt ogólny charakter może mieć znaczący wpływ na organizację inwestycji, a tym samym na jej koszt i termin realizacji. -Warunki Umowy – jednym z najbardziej popularnych formatów umowy ze względu na swoją kompleksowość i szczegółowość jest standard zaproponowany przez FIDIC. Warunki kontraktowe FIDIC zawierają m.in. postanowienia o interpretacjach i rozstrzyganiu sporów. Warto pamiętać, że jasne i przejrzyste warunki umowy zmniejszają ryzyko różnic interpretacyjnych, a tym samym ryzyko wzrostu kosztów inwestycji. -Formularz Oferty z rozbiciem ceny ofertowej – Kontroler kosztów odpowiada za opracowanie dokumentu zawierającego rozbicie ceny ofertowej na poszczególne elementy robót. W zależności od wcześniejszych ustaleń z inwestorem, może on również opracować przedmiary na podstawie dostępnej dokumentacji. Opracowanie przedmiar przez Kontrolera Kosztów nie tylko ułatwia późniejszą weryfikację składanych ofert, ale także pozwala na sporządzenie szczegółowego planu kosztów (ang. „Cost Plan”). Cost Plan jest świetnym narzędziem do zweryfikowania wcześniejszych założeń budżetowych, a tym samym znacząco zmniejsza ryzyko przekroczenia budżetu na etapie realizacji. Pozwala on bowiem w przypadku stwierdzenia istotnych różnic na podjęcie niezbędnych kroków i wprowadzenie zmian projektowych jeszcze przed podpisaniem umowy z generalnym wykonawcą, co wydatnie ograniczy ryzyko finansowe i terminowego z tytułu wprowadzania zmian na etapie realizacji. Przetarg i złożenie ofert przetargowych Po wydaniu dokumentacji przetargowej oferentom Kontroler Kosztów przejmuje rolę koordynatora całego przetargu. Odpowiada m.in. za sprawny obieg całej korespondencji nadsyłanej przez oferentów, uzyskanie odpowiedzi na zadane przez nich pytania itp. Zapewnienie sprawnego przepływu informacji powoduje, że dostarczone oferty będą wynikiem dogłębnych analiz, a tym samym, zaprezentowane w nich wartości będą maksymalnie urealnione. Po złożeniu przez oferentów ofert przetargowych, Kontroler Kosztów przystępuje do ich szczegółowej analizy. Porównywane są wszystkie elementy, zastosowane rozwiązania i propozycje zmian. Wszelkie błędy, nieścisłości i braki zostają odnalezione. Dokładna analiza ofert prowadzi do sformułowania wniosków i rekomendacji dotyczących dalszych negocjacji. Tak szczegółowa analiza zmniejsza ryzyko powierzenia kontraktu nieodpowiedniemu wykonawcy, a tym samym ogranicza wystąpienie ryzyk terminowych i kosztowych w przyszłości. Negocjacje i wyłonienie Generalnego Wykonawcy Bezpośrednio przed wyłonieniem Generalnego Wykonawcy Robót odbywają się negocjacje z firmami, które złożyły swoje oferty. W negocjacjach przetargowy bardzo aktywnie uczestniczy kontroler koszów. Dzięki rozległej i dogłębnej wiedzy o ofertach, zebranej w trakcie gruntownego ich analizowania specjalista do spraw kosztów może koncentrować uwagę na istotnych elementach. Takie podejście pozwala na sprawne zarządzanie procesem negocjacji i budowanie kompromisowych rozwiązań opartych na strategii win – win. Praktyka wskazuje, iż oferenci na etapie poszczególnych etapów negocjacji bardzo często proponują rozwiązania zamienne „value engineering” obniżające wartość oferty przetargowej. Szczególnie ważna w tym momencie jest rola zarządcy kosztami, który to przy udziale Project Managera i zespołu projektowego dokonuje interpretacji proponowanych zmian pod względem ich trafności, jakości i wpływu na budżet projektu. Ciągła weryfikacja zmian wprowadzanych przez oferentów zapobiega utracie kontroli nad kompletnością i zakresem oferty. Daje też pewność, że wprowadzone zamienniki nie wpłyną negatywnie na zakładaną stopę zwrotu inwestycji. Po uzgodnieniu ceny ofertowej i warunków umowy pomiędzy inwestorem a generalnym wykonawcą, kontroler kosztów bierze czynny udział w procesie kompletowania dokumentacji i załączników do umowy oraz kontroluje proces odpowiedniego uwzględnienia w dokumentach zmian „value engineering” i innych uzgodnionych na etapie negocjacji przetargowych. Rzetelne przygotowanie umowy i towarzyszących jej dokumentów zmniejsza ryzyko późniejszych sporów, a tym samym strat, na jakie mogą być narażone zainteresowane strony.

---

_ Grzegorz Prusiewicz, Dyrektor Techniczny w Turner & Townsend posiadający ponad piętnastoletnie doświadczenie na polskim rynku. Specjalizuje się w zakresie kontroli i zarządzania kosztami inwestycji, value engineering, zarządzaniu ryzykami._ Grzegorz dołączył do Turner & Townsend w 2011 przynosząc ze sobą bogate doświadczenie w pracy na projektach na terenie całej polski. Ostatnie realizację, nad którymi pracował to m.in. Centrum Handlowe Europa Centralna w Gliwicach, Centrum Handlowe Galeria Młyn we Wrocławiu.