Kontrola kosztów inwestycji: płatności na rzecz Generalnego Wykonawcy

Wyłonienie Generalnego Wykonawcy robót w procedurze przetargowej jest ostatnim etapem związanym z przygotowaniem inwestycji do realizacji. Od momentu przekazania placu budowy wykonawcy mówimy już o etapie realizacyjnym. W tej kluczowej fazie projektu szczególnie istotna staje się kontrola kosztów, gdyż waśnie na tym etapie niedopatrzenia mogą w znaczący sposób rzutować na wykonalność założonego budżetu inwestycji. Warto nadmienić, że na potrzeby niniejszego artykułu przyjmujemy, jako referencyjny najczęściej stosowany sposób realizacji inwestycji oparty o zatrudnienie Generalnego Wykonawcy odpowiedzialnego za całość robót. Na etapie realizacyjnym kontrola kosztów obejmuje następujące zagadnienia: - kontrola i akceptacja płatności, - zarządzanie i kontrola procesem wprowadzania zmian, - kontrola budżetu i planu płatności łącznie z raportowaniem, - przeprowadzenie rozliczenia końcowego inwestycji. W niniejszym artykule chcielibyśmy rozpatrzyć kolejno podane kwestie. Kontrola i akceptacja płatności Sprawnie prowadzona kontrola, weryfikacja i akceptacja płatności dla podmiotów zaangażowanych w realizację budowy jest jednym z najważniejszych elementów zarządzania procesem budowlanym. Wprowadzając jasne procedury, oparte na doświadczeniu, kompetentny zespół kontroli kosztów tworzy dobrze zorganizowany mechanizm, który pozwala w sposób bezkonfliktowy a jednocześnie efektywny kontrolować proces płatności. Takie podejście zapewnia rzetelność całej procedury, co przekłada się na bezpieczeństwo finansowe Inwestora, ale również Wykonawcy.

Wprowadzając jasne procedury, oparte na doświadczeniu, kompetentny zespół kontroli kosztów tworzy dobrze zorganizowany mechanizm, który pozwala w sposób bezkonfliktowy a jednocześnie efektywny kontrolować proces płatności.

**Grzegorz Prusiewicz, Dyrektor Techniczny w Turner & Townsend ** Coraz częściej spotykaną praktyką staje się angażowanie w proces kontroli, weryfikacji i akceptacji płatności zespołu inspektorów nadzoru. Tymczasem podstawową rolą inspektorów w stosunku do procesu płatności jest weryfikowanie miesięcznego postępu robót i potwierdzanie faktycznego ich zaawansowania na koniec okresu rozliczeniowego. Pozostałe działania powinny leżeć już po stronie zarządcy kosztów. Niestety inwestorzy niejednokrotnie chcąc zredukować koszty wymuszają na inspektorach dalsze angażowanie się w proces płatności. Warto podkreślić, iż procedura akceptacji płatności, zwłaszcza w przypadku kontraktów opartych o FIDIC, jest kilkuetapowa i wymaga znajomości odpowiednich procedur kontraktowych. Zrzucenie na barki inspektorów pełnej weryfikacji i akceptacji płatności skutecznie odciąga ich uwagę od problemów budowy, którą powinni na bieżąco kontrolować, dbając przecież o zachowanie należytej jakości. Kolejnym niezwykle ważnym elementem zarządzania kosztami inwestycji, związanym z płatnościami jest także weryfikacja oświadczeń składanych przez podwykonawców robót dotyczących braku zaległości płatniczych ze strony Generalnego Wykonawcy za wykonane prace. Powyższe wymaganie wynika bezpośrednio z przepisów prawa dotyczących solidarnej odpowiedzialności Generalnego Wykonawcy i Inwestora za zobowiązania finansowe w stosunku do Podwykonawców. Skrupulatne sprawdzanie oświadczeń podwykonawców zapewnia Inwestorowi możliwość szybkiego reagowania, a tym samym zmniejsza jego ryzyko finansowe. Cały proces weryfikacyjny kończy wystawienie Świadectwa Płatności (nazywanego również Przejściowym lub Częściowym Świadectwem Płatności ewentualnie Certyfikatem Płatności). Tylko na podstawie takiego dokumentu Inwestor dokonuje płatności na rzecz Generalnego Wykonawcy. Kontroler Kosztów jest również zaangażowany w kompleksową kontrolę procesu płatności dla innych podmiotów zaangażowanych w realizacje budowy. Dotyczy to często prac nieujętych z różnych powodów w zakresie robót generalnego wykonawcy a koniecznych do wykonania (np. przyłącza). Zespół profesjonalnych kontrolerów kosztów, opierający swoje działania o wypracowane i sprawdzone procedury i narzędzia daje inwestorowi gwarancję, iż płatności, do jakich będzie zobligowany dotyczą faktycznie wykonanych prac, ale także redukuje jego ryzyko finansowe związane z solidarną odpowiedzialnością za zobowiązania w stosunku do podwykonawców. Zarządzanie i kontrola procesem wprowadzania zmian W trakcie realizacji każdej niemalże inwestycji wprowadzane są zmiany dotyczące zakresu robót. Jest wiele przyczyn, dla których takich zmian się dokonuje. Mogą one wynikać z wymagań Inwestora, będących odpowiedzią na oczekiwaniami przyszłych klientów/najemców lub użytkowników, mogą być determinowane przez uwarunkowania budżetowe i dążenie do oszczędności, mogą mieć związek z zaleceniami procedury certyfikacji ekologicznej. Wszelkie zmiany, bez względu na ich przyczynę wymagają odpowiedniego zarządzania i bardzo skrupulatnej oraz ciągłej kontroli, ponieważ mają one bezpośredni wpływ na budżet inwestycji. Kontroler Kosztów odpowiadając za zarządzanie zmianami włącza się aktywnie już na etapie rozważania przez Inwestora jakiejkolwiek zmiany. Pełni on rolę doradczą oceniając i szacując wpływ danej zmiany na koszty inwestycji. Kompleksowa ocena zmiany pod względem kosztów chroni Inwestora przed przekroczeniem założonego budżetu, ale także ułatwia podjęcie ostatecznej decyzji. Gdy zmiana zostanie już wprowadzona, kontroler kosztów działając zgodnie kontraktem stara się uzgodnić z Generalnym Wykonawcą korektę ceny kontraktowej. Osobną kategorię zmian stanowią okoliczności niemożliwe do przewidzenia przez Generalnego Wykonawcę na etapie przetargowym i w związku z tym nieujęte w cenie ryczałtowej. Tego typu okoliczności powodują z reguły wystąpienia Generalnego Wykonawcy z roszczeniami o przedłużenie czasu na ukończenie i koszty dodatkowe. W przypadku pojawienia się roszczeń ze strony Generalnego Wykonawcy, kontroler kosztów bierze aktywny udział w procesie oceny i weryfikacji każdego roszczenia pod względem jego zasadności, zgodności z kontraktem, a także wielkości. Dzięki skrupulatnym działaniom weryfikacyjnym podejmowanym w trakcie całości etapu realizacyjnego jak i zastosowaniu wynikającej z wieloletniego doświadczenia metodologii, wykwalifikowany kontroler wspiera także Inwestora w negocjacjach z Generalnym Wykonawcą dotyczących roszczeń, dbając o właściwy przebieg rozmów. Należy podkreślić, iż efektywna kontrola kosztów jest możliwa tylko w przypadku ujęcia w kontrakcie z generalnym wykonawcą stosownych zapisów i procedur umożliwiających działanie kontrolerowi kosztów. Dobrym przykładem są wspominane już wielokrotnie warunki umowy opracowane przez FIDIC. Kontrola budżetu i planu płatności łącznie z raportowaniem Rezultatem poprawnie prowadzonego zarządzania zmianami i roszczeniami jest pełna kontrola nad budżetem inwestycji w trakcie realizacji budowy. Zasadniczą rolą Kontrolera Kosztów jest umiejętne aktualizowanie budżetu uwzględniające zarówno zmiany już wprowadzona jak i te będące w trakcie analiz i czekające na akceptacje Inwestora. Doświadczenie wyniesione z realizacji inwestycji wskazuje, iż zatrudnienie Kontrolera Kosztów również do kontroli bieżącej budżetu pozwala wykorzystać jego umiejętności w oszacowaniu wpływu na budżet zmian na bardzo wczesnym etapie ich analiz, ale również na oszacowaniu ryzyk jakie pojawiają się na etapie realizacji. W rezultacie Inwestor otrzymuje comiesięczne raporty przedstawiające realna sytuacje budżetową wraz z rekomendacjami i prognozami pozwalającymi na podejmowanie w stosunkowo krótkim czasie decyzji, popartych konkretnymi danymi. Przeprowadzenie rozliczenia końcowego inwestycji Kontroler kosztów odpowiada za doprowadzenie do rozliczenia końcowego inwestycji z Generalnym wykonawca i/lub pozostałymi podmiotami realizującymi prace budowlane. W przypadku gdy kompromis jest niemożliwy do osiągnięcia, obowiązkiem Kontrolera Kosztów jest przedstawienie możliwych scenariuszy dalszych działań wraz z określeniem wpływu na budżet. Odpowiednie podejście wynikające z doświadczenia, w połączeniu z rzetelnymi analizami mogą pomóc Inwestorowi zakończyć projekt zgodnie z założonym budżetem i harmonogramem, zapewniając inwestycji odpowiednią stopę zwrotu.

---

Grzegorz Prusiewicz, Dyrektor Techniczny w Turner & Townsend posiadający piętnastoletnie doświadczenie na polskim rynku. Specjalizuje się w zakresie kontroli i zarządzania kosztami inwestycji, value engineering. Grzegorz dołączył do Turner & Townsend w 2011 przynosząc ze sobą bogate doświadczenie w pracy na projektach na terenie całej polski. Ostatnie realizację, nad którymi pracował to m.in. Centrum Handlowe Europa Centralna w Gliwicach, Centrum Handlowe Galeria Młyn we Wrocławiu.